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一.总则 ( J n, q; ^7 q* ~; I
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
+ ~/ K0 I+ x6 _4 n% z$ H 本办法适用于全公司各部门。 ; b' L( z7 R( b4 K
二.对外接待范围
0 _3 U. s1 A' F6 o 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 / q% }: L/ Z) g0 c, h7 K
接待的对象分为内宾和外宾。
& \9 P/ M) x% [& K% @; r, B4 o 三.对外接待部门 # L# w% \7 }0 X0 O- J5 W% b: P. s
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 : D# o8 F0 Y- F" ?+ n9 {
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 - C2 a: j- B" h3 S' z% n
四.对外接待原则 6 _# s& ~/ |, a% Y; Q" M9 x9 G
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 . X! \5 H/ H) X
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
/ p$ E. v1 P+ x 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
5 K( k* b) i s' s8 O; x 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
: ?) ?7 p3 H# k7 M! B+ w. t 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 % U: N7 F( T' z* Z( x
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 , G) p+ ?! y7 g4 U) Q1 T5 M! h
五.接待规格的确定。
" G5 m, o4 H7 I 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
4 O! y% v/ b4 i \2 K& g 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 7 p. L$ P; m& w% A; @! P" b
六.接待礼仪 1 i+ A) H- X- D& A! h! ]' k$ @
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
3 y1 `- v# p2 g% b 2.接待：主动起迎，问明来意。
5 E3 ^8 K, K/ ?" E$ ^" G 3.安排交谈地点：
J5 h9 @1 f. H% h. H5 u3 e [ ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
$ s9 ?' z9 b* v! i* L7 _ ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
! E4 X+ e( G: E+ }6 O$ t ⑶切忌让客人久候而无人问津。
$ d7 S, y4 f- p: e C( @) o ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
+ A3 C, a. U" ^3 A3 i 七.引见。 4 C2 t" I5 }% w5 X# d
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 . n; k& ]2 D- W+ F h {0 G2 w
引见顺序； * V' s, O0 P- I
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 3 [6 D0 j# I4 L; ^: F
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
5 F7 J7 e8 D+ p7 ~" @ ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 0 `& m# N3 A% }! q
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ! q5 h$ Q" p+ F) W. s' @2 ~
八.行路。 . s" a! l6 k# S$ c& h! _) z ~/ {
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； $ o5 s) U8 ]3 Z1 V: y
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ) T; n; e- Z I7 |0 @$ J! G
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 + x7 }8 v* ~- U
九.其他。
0 o5 G8 D y) n2 }6 t% h 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
6 R# i4 q, ~ ?! v 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； / g }, d# z. F/ r$ `; y# v t
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
: d d: M" E/ w1 c# z- A) P 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
8 ~; A4 V5 Q+ f9 N ㈠接待内宾。
: t( V" l8 n1 S4 G4 q1 X 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
4 g w6 ?! z! U. i) O5 t" d6 X0 q9 p0 ` 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 $ C K9 j( s; S9 s5 q
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
! O N( I0 U/ v5 i B" A 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 1 y; i$ L/ j9 `
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
# O f @; `$ Q# x% w0 v 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
2 K% l1 @8 q; o3 u& Z 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
4 p; _, I3 i# v( e 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
: y% ]' p8 e6 _ ㈡接待来宾。
) [% A( j4 Q2 @. b( b. ^' }* W 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： + ~. `4 C5 b& z; _/ Z9 ?. ]4 X1 o5 Q
迎送。 : {; }3 u3 S' k I3 U
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
4 b7 _ N" c7 p; V) J( X _ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
6 n3 _( p1 r6 W* t 会见会谈。 9 K- @2 p D; K
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ' ?- u# \; ?, p5 @ }* E1 T& @
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
. C9 A7 k" E b+ \5 L2 P 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
/ x% `8 k0 i5 o, x2 Z8 q 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
. a' \/ G+ h0 j5 | 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 c2 [3 E1 A% A, _
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 # d; Y* m) i' n. L* E3 C% Z
宴请。
9 g7 z1 K% m. u W" k A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 6 ?& p, d) T# v. P8 M! z" Y# B
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
6 F& G# ?+ m3 L 文艺晚会。
6 m: Z/ h7 z+ `" S- p6 q 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
9 u9 E, m0 k* E3 Q 参观游览。
% [2 a) X2 ~% @0 F! @0 `0 c- ] 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 8 O( X. m% B( f# \( Z
接待标准
* m# k/ a) C5 S& T) n, O ⑴用餐标准。
3 T; a2 E5 F: _ 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 0 m+ P+ N7 B7 X: E" z
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 0 M+ I6 S/ h3 a8 }! a& f
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
* N5 Q* b9 {5 A3 ?5 D9 W9 M 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 . Q$ I6 e5 \; J4 s
5、常客 员工标准 & F" l# s, \: a4 N/ l/ }3 y
(2)住宿安排。
+ ?0 @% c/ B+ i8 | 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
% e. ~% x- a6 \2 W8 Z' n 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 - o8 S. Z1 I& l2 r3 a+ r% J$ T
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。3 ^* e3 ~; b' b2 u9 [* \
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