第三专题
" w* \( {6 Q5 z% x4 X% {! O
' q" m0 I& G4 s* B0 `. Z+ w加强办公室建设与管理
5 O5 `: h' M# g/ w) l8 t' j" C7 s& E. A: F1 a& N6 |7 A% K; ~4 U
一、办公室人员岗位认知与基本职责6 N% H# |. K# k# v4 m+ A- m
8 `: Y' J/ t: ?6 u
二、加强办公室建设& b1 O# ?0 M4 f7 v/ z& J: s# b9 N* S! o
7 ]( M* F( H9 Q5 o
三、办公室办会工作基本规范
% @# _7 C& H6 W/ X# d
3 ] {+ n& ]0 \$ g4 ~四、加强办公室的日常管理
' d5 K' y* u' [6 V; u" G( S. E5 U1 R+ Q
一、办公室人员岗位认知与基本职责8 W2 g' w6 C+ M5 E- V; T/ B& V
( C" a' [) E ^
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
' B4 d% _9 K% K/ ^8 C( c: S& ]9 f% C# `4 z7 Y$ X
联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
7 H! H( u! t0 V( O( x5 ?. [1 t* Q# o2 k+ d1 j1 X
职能定位：
' m' h) w; n4 W$ j
2 e! `, ]) k! I行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
( l3 c8 A* _+ r; K: w Q2 e- Z2 H: r# J" C
一、办公室人员岗位认知与基本职责
: a/ k# L7 R1 z# R1 v0 p
' y$ `7 [8 Y9 o; \（二）办公室工作内容与特点工作内容：
5 g1 U2 I! \. d
5 }8 O0 ~: I/ j4 B按性质分：. C' l; f* I& j3 z/ o1 V
2 H) ^; s5 a" u3 O2 o程序性工作；智囊性工作；临时性工作。# H" z- }' x: |7 l- F7 J/ c5 v
, Y9 O1 x U6 x: o
按内容分：
2 g% O+ e/ }, I I- e& p1 N& I4 m" \3 u5 m$ h9 {' x- y: C+ s
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
; V3 ]% _7 w# x! Q9 K' _$ f
: ?! q/ X$ x: z综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
% w- v0 x7 ^$ i2 ?& E( B3 O' _. V8 S; o( \" x8 D
一、办公室人员岗位认知与基本职责（
0 R# P( r9 o; ?3 Q& D) ?0 u3 R5 I7 ^$ W- w6 i- k
三）办公室人员角色定位- d4 o' [( r: d9 \1 p; L
9 S/ u' T j$ J. S1 O办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
% j& z. j( p. m% {- X( L# ~5 S' `( z3 W6 j2 B3 G
（四）办公室工作对人员的要求
* h0 c0 e. y1 ~" x( h
" a d9 l# a* j& v) b# U2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
) s8 s- K2 f$ T' a/ L D, ]1 }" t$ Q/ ^8 f8 b8 R z0 I
一、要讲事业心和责任感；8 O9 q. [1 j8 {- h* y, t' h0 n
; n7 v& d: r4 b1 n+ Z二、要认真细致；+ \# T3 ]; \- j6 t+ I
$ P2 u: u4 _, k7 V, X! u) ~/ I1 H1 ?- [三、要讲究程序(不要打乱仗)；8 b5 N$ b, }; F9 H; ]5 E- p( Z ]
9 B- g2 x; J J& G
四、要讲工作效率。
) v; K8 s# P2 p& t
5 q, V6 m$ q* ?/ Y/ r6 O3 j（四）办公室工作对人员的要求* V7 D8 }! u N# M
# c6 C% _3 V, C( M5 Q1 u [1 Z
1、思想素养+ x6 d- O3 n$ h
Z. {* B" L+ {1 g p- q- j热爱本职。干一行，爱一行，专一行。% ]- m2 [9 g- ?6 ^
& U: h$ u8 x }3 @9 i# ?政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。 A3 U5 E- C1 L1 j1 |
% |/ M: [# J+ I8 F责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。 t( T! `. z' b& {6 a# s
, o, ]7 C/ f' _3 g
踏实肯干。舍得为工作投入。
" g8 S7 P; t" E4 j3 {+ r' A+ M! W# o" M) d
（四）办公室工作对人员的要求
1 Q' O/ z! Q4 `# n# L' M# l/ {8 m R8 R8 i' q. |
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
7 `! N# S o* d; F4 x4 I% {3 e
, {2 i2 d3 R% V& _8 {+ v调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
3 e! i. X; u* x6 Z2 a) s2 v
; r! |' I& z$ f3 Y: z思维能力。善于思考问题，抓住关键。
6 r0 S8 m7 Z/ x! j3 N$ o0 m
9 w* [/ B8 e+ N& f表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
# T7 V, w1 H0 ~! A- I
$ p) S% @8 E$ ~7 [- t（四）办公室工作对人员的要求# j2 d( W1 c; ^' n1 i: e
; K& @/ _; M% C. u
3、心理素养
0 U* e! }$ e2 l4 @1 v# x+ q9 ]1 z& t2 {3 q
心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。3 j6 j6 s7 X% Q1 c+ X+ T0 p/ U
5 [8 d3 O" c9 P- w注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
9 F1 a5 u. P- J0 @ L
: R7 x1 w' y, y, M1 V- ~0 Q* M调控力(控制情绪的能力)。* B7 F4 M2 F \6 h
2 o, K$ `1 }1 E& P/ ?2 s Z0 L
意志力。
! ?' o1 r! V c# V: V; w
% m9 t$ P9 v6 x1 T9 A# L" Y, k3 y（四）办公室工作对人员的要求) I; a7 p. h8 C ]6 K; f E
# m5 ^* N$ c- u! i/ g
4、角色意识' f7 J1 D3 T1 {7 Q
0 |* U) O$ q- z, ~$ O: h7 H做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识$ I1 u8 O2 k. l: Y0 Q" I+ w* x
2 Q ^6 K* r4 `3 X全局意识% p& C* {& `0 l. C3 A2 x' w
7 ?) P7 g; G- A+ y; G责任意识
+ z' A' j/ B$ V5 f/ E1 g9 i A" [' b% M' X) F- e6 Q3 ^+ g4 {% d
创新意识
0 ~; B* F% p/ g# p8 {2 }$ a5 \" l3 m3 V2 N
奉献意识
- ?. H" m+ N+ n; J
3 K5 ^( N$ l d4 ]7 v信息意识% m G' |- u9 Q0 Y j+ N; G
6 {2 H4 i4 Y* }2 I$ \) F+ ~. {
程序意识* G3 o }' V1 `% o% v4 k# M$ P+ a
: E$ ^' S/ M4 l: ]3 n学习意识
( I1 _3 H' W& ~& ^- o" V, [- j
- d" x9 f) ~7 ]' R9 P, X（五）领导对办公室人员的期待
& Z; I& p; m7 E2 S# V Q* e8 H1 I% d) D7 n/ y3 x Z
领导测评办公室人员的20道题目0 R; R7 v* M4 B$ [) e. j v; O
- R, ~0 D, P# m2 J1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
/ d* W( P8 z/ m' h! ^- N
1 x' a# P& m. P/ a! y5 h/ }他是否了解你的目标和意向?# W/ ^$ b1 K2 [+ e* }
) S% f! J& d, z+ C8 ?7 |5 R
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
7 r* K4 u% N$ R
6 w" E" H9 G2 R7 Y2 _2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
& D6 x. q% c8 n) M7 ~9 {- e$ f* o3 k! f# ?2 ^
3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?' F( V- a. ?1 H5 N/ x. k; G" R
" X3 y' j' s5 _0 L0 e他是否很会安排时间? S# I; J0 D3 s) u, v8 `
& q$ y! y# c8 N% }/ Q4 j4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
. U- R" f8 l; I V8 k/ v0 |7 y) [6 Z
领导测评办公室人员的20道题目
( X' P; v9 v! ?# t, o! E, J X! B& r/ h
6 X5 |% Z: Q5 h" W! \0 ?# _6 M" V6 K5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌? H% Q4 u& {3 T8 t' S
# X$ G& n6 [: z能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
+ j1 r7 k6 D* s% t" [6 F" X
0 c( r5 l/ Z3 @; U# W9 z1 g6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
, \6 g9 `3 J; V: f( Y7 q
( |0 ]# K9 o7 E" y( D( H能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?4 l. C7 R6 b+ H
. I# r" P+ T% w _0 ~2 w4 ~
能否制订新的工作制度或工作程序? Z0 ?( N$ U, } f1 i( h( ^
, M3 k3 f/ n: s/ A2 X! G1 ]
他的工作有条理吗?2 o4 U1 |. S* g: D8 C- H* g8 O
8 k) c' `. {3 r4 p5 T
7．他是一个机智的人吗?
2 t% r' Y. S6 P2 S0 _& i
4 V! {$ G4 M- p8 c( |) q能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
" `$ o5 o9 f v4 W+ Z8 |2 y( Y2 I c! g, f' c
8．他能否提高文件运转效率?
: y9 x/ M+ V. B/ V9 }) _, P1 j3 W- r* B( C
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?6 e+ K# \/ t; Y1 y
! F$ [: e6 \- `, {
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
# d, F' T, q+ w& D" M# K& }: K; R
领导测评办公室人员的20道题目) u$ p. V1 v4 z; Y+ v" s, H$ G$ ^5 S
2 C4 d- ^9 t+ p% N; ~$ ?
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?5 J+ o+ g# `5 X- G6 f
+ n3 ~2 k9 R E5 y/ n10．他在危急关头是否沉着冷静?
$ G0 U* Y; [ V: M; a# s4 k ^$ @4 ~ D
当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
) ]# w5 l& z5 E& w. W5 M! a T7 |; A/ o) D5 H( h& l7 O/ R
11．他对你的忠诚值得信赖吗?
6 e8 z3 {6 A7 c2 Z! z
- n2 k* n2 d: S( X, ~, F% O) n5 u8 V你能把一些机密信息资料委托给他吗?' A# U, _# `8 E {0 @! r( U
2 h" e1 r A& Z8 N, @/ T7 u
12．他是否有较广的阅读面和知识面?7 K6 n- s* |& A1 ]3 L/ {; l
7 Q) Q5 F, i$ C0 l& S% W是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?% s. |8 f& v5 e/ m) ]/ B) ~" p2 H
4 p1 P& b! o/ Y领导测评办公室人员的20道题目8 o3 W9 A7 v- P6 c |3 X0 j
X' @5 K* _$ l1 J
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?$ d: q& p' i y3 s
% P+ _% |1 @5 \1 |8 Z3 o而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?3 c/ R9 C1 B# u* _- ?! I, M2 q: s
2 M' z7 }: z/ Y* q) P: Y. V14．他是否有个人学习计划?
! i$ r h( E1 M0 [" n5 ?8 p* W$ W. i: A0 o! q3 C
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
; R; j6 B1 }# E$ [6 b' l
! G: c' @$ X* s9 n是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?' ^- _: a+ e8 |" g( y. m. Y
! \9 q d' r3 i8 u" D( H1 \% O15．他语言表达是否清晰?
! |8 j0 ~1 q8 p, w& T6 g
/ a$ W0 R9 `: L; ~4 b% e; y能否以书面或口头方式简要汇报情况?
% c% N. `% o+ j7 I+ S! Q
& c: T$ ?$ I7 P: E' i4 I, G能否准确地传达你的指示?
9 N) i7 @# j' ~& I" x( l$ j5 t7 l
@# Y3 a; q! {% [$ M能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
- A# C3 x+ O0 E2 Z
3 w; Y/ X. |! c* Q/ V16．他是否按时完成每天的工作?
+ g% b9 K) q+ [" Z3 I; c% t/ f( T; N: N
是否根据需要自愿在休息时间加班?
+ w* c( N) y5 h% k f7 } C' u% I0 _; W
领导测评办公室人员的20道题目
% a/ d J7 m5 u- B. c. c3 }$ [# e% N; U5 M8 q) f
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?5 M X" l/ R% r* |! ?6 p$ f
" b4 u8 v* K1 ]18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?' u9 c, |( S) ^) {2 E
7 s* ~" I; _& q7 M0 c' i; }
19．在调研工作中他是否称职?' m( v% H( O/ u
* {% E+ F3 H) H" e5 @9 [$ U4 B6 R
能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
K5 ~7 T7 ]5 U) D% P; d% ^2 }' `4 z2 b; e- I- Y' M) F
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
- V4 \/ q2 j$ X2 k. [) T1 p6 F
- e$ S5 k* @2 l+ _* A: H启示……, S& \8 C6 b6 w) m# Z( t1 i2 W
' ?, f9 X2 E0 V G2 {" U8 v3 F* T
二、加强办公室建设
% n3 ?5 o8 e" x) w; E& N
# |- H3 D% r) t( @6 G% l! |（一）办公室建设方向/ Q$ L% I2 w8 {" J( P h" M# P
+ `2 \( o' D, Y! u" d
1、不断优化硬件和工作环境
% ^! r) F2 B2 ^& u" @0 ^2 m' @; V# R7 L4 y0 ^( G$ P
2、积极推进建章立制工作* F) b# h# ], D' @& e; Y4 T k
1 H+ U) c3 M% D3、努力营造和谐人文氛围/ i+ V( x% X( v$ R& r9 E, N+ Q
: Q' a. ~. w5 W/ e3 J4、大力倡导团队精神& _2 h: c6 B6 _; }1 X
3 Q" K3 o: o/ `7 ]（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
7 i5 P/ n/ ~4 F V% m4 V
K" G% T( D# K% b0 E良好的礼仪形象( {* G- W1 q8 u, v9 S9 s9 h
' V4 j$ f' _ n; Y9 T. ?
良好的电话形象
- a) F7 M6 Q) Q; Y( U
: Z+ ]9 N" J7 x% v良好的文字形象8 v. D( s; W( G# R/ a6 N- ?# @
! [4 a9 `+ H B8 C/ g. B. v良好的语言形象% n5 n7 a; I3 e! L3 ?
% y: ~1 ?# N; e) q1 K二、加强办公室建设' T6 T, c$ l6 U/ u7 f
; x+ @1 k! s5 y% i( e6 B1 M" g（三）人人争作办公室受欢迎的人员5 k2 m, d) E( D; _: O9 i5 Q- O
5 F: U! R3 r2 Y! G! k
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；% Y- U3 t2 d# M6 N8 g
% c9 |! Z/ k! h5 ?6 c
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；; s+ O u% v$ N; R. V, _
3 D _3 O$ t) {. j( ?3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
/ M$ u9 J8 ~. q0 w3 h$ ]* H& G3 J* B7 d- K
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；- Y) @% G- j( @5 S* q8 u
7 U% y4 K% I' q2 k4 Z. }5 C [* r. z
5、随时让同事知道你对他的感激；; m8 l8 f( z7 F, n8 H8 F! F& m
9 i( w( a! b! N3 L% B9 Z6 k6、尊重个人隐私，公私之间分明；6 J B" X: l5 L# v
7 T( d2 I+ ^9 n4 E+ J; A; K" t+ o. f7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；( O# d) |2 y8 ~4 k- Z8 c, M& j
$ U# z t% ~* u9 b
8、不居功自傲，有容人雅量。
$ `7 x7 `; @4 f# L4 H( p: n* ~2 }: X0 K, D+ ^$ `
三、办公室办会工作基本规范
; x9 J: D$ J6 c( @, o Q
5 o+ R( l8 Z' j+ S2 N（一）会议服务的基本内容会前准备工作
1 ]" D, n7 b# T& g- B8 `4 U/ e# k" u$ t6 V5 K z
1、设立会议承办部门和服务机构
U( j# P" o( C# Y4 a4 j6 j3 H
1 d) u1 m, t& [3 R" D5 G6 I8 f2、协助领导确定会议目标和议题 q) H+ I3 Q$ v/ j& ?1 s3 Q3 D
6 {2 e. W4 f7 C. H" l- z! i: W
（1）确定会议目标
* B8 ] f- H- H# x! R$ u
e7 e$ ~: Q" ?" t（2）拟订会议议题
, u& A2 D! Y8 M6 p
* u" F. R) T9 G3、拟订会议财务预算和会议方案7 u2 x W( D. L# e r
}3 x& q0 u T, p( f* v: E; ~
（1）拟订会议财务预算. V: z) e( x; a& y8 f6 b3 t2 X4 ~
4 j. G9 I3 f& w" {0 C$ W* \" w2 p（2）拟定办会方案7 T" ?6 ?) V8 E3 f2 o8 r
1 N" J1 U1 H4 I
（一）会议服务的基本内容" X. f) W( z7 D- G. q$ B
, V4 ]7 M0 e( A7 @( P会前准备工作7 W0 K3 ]* f4 A- z; y5 f% u
/ J& P2 m6 w7 `' L' |8 y( D2 v4、确定会议的议程、日程和程序
8 w# }2 c7 E8 O# Q; v: o( B/ o4 {* D' ]/ M8 k3 H3 `6 U2 m
5、分工撰写会议文件5 C, O, B# S7 D
0 c* B/ C& F4 C$ R! f" c
6、确定与会人员名单以及会议编组方案
; Q. Y- O+ |/ N+ h$ j- N$ x K
c8 I& d' m) I# e3 }( N7、会场的布置工作: u3 @4 i2 Y. g. ?9 c( B# v
5 a- Z; T0 t! ~0 t衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。) x( a/ h- q. E
; I u; j: K% [ q! [$ z
主讲：姬瑞环$ n: _3 R0 |( k! Y5 F
|
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
