职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 ) ^; Y: e! t7 k; i- u, G; M" ~
" k# j9 e$ n w" ?2 w) E: e$ k
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
9 A) e, Z1 D0 n* {% N) }
$ K2 m2 S1 _: r 一、秘书的职能
% ?; o* V% ^0 ]" w6 Q 1.辅助决策 8 K- H; t3 ]' V% k
* e2 F3 E7 L' G7 V% [0 { （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
: v. r0 d! t6 A: V. ^! M; k9 ~9 a3 ?" v
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： + ~" z/ |' L* b! ?6 j0 @3 {" P
+ m6 B- X: d. Q7 {. D- q
辅助内容的综合性
/ A0 d; X8 _7 I# W$ g
; D8 T# L5 `4 p) k 辅助时间的经常性
1 G% V; Z- F8 m: M& }1 R/ d ^+ ^0 ~7 G. t8 _0 h+ b
辅助环节的全过程性 * E# \) S& I2 ]2 F
y( f- [$ P' V, m: J9 X1 } （3）、辅助决策的原则
7 ^- O" a4 J: e: L! c% B) s, \- N: s Y" M/ {
超前原则
& [, f% n# w7 h1 U# B4 B, p% B3 f. R0 x" F, d: `: t
定位原则 ' X/ x; ?5 `/ r3 S; v4 B! q- B1 y, e! a
7 S2 f* D% s9 p6 V, `8 a, q8 s
信息原则 / |1 C: Z9 O. w9 H y, G3 N
' G1 r% |6 k H0 L- O+ l# `
谏诤原则
" W' R% D( {2 H. n6 f
8 C0 Y) j- n2 t6 C" T8 U( |1 | （4）、辅助决策的过程
& n4 ~6 N# \! A6 k8 i0 m
5 Y8 \) w/ _& g. e# F0 z P 协助领导确定目标
& _) \) p3 R0 X: w1 F, {3 D
: \, u+ ^- b' m* S 协助领导设计方案 4 j7 @$ e, u' G7 u
. ^9 c5 z# n0 X4 W
协助领导评优选优
" f- y/ H2 b4 D
0 c: W) H: s3 W6 [# T 协助领导实施反馈
8 C! i/ S, _3 w, B/ X( {* C& ?" k3 a4 d6 N
2、协调关系 , E( R7 l6 W/ ?* n. U) J
0 M$ R' m6 W8 {- j5 o( \
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
. F- a6 ^; L6 G8 z/ i1 ^% Z7 H2 h1 g" U
（2）、协调关系的特征
& m* c# w8 I) |6 I; A$ e" X+ i
从属性 ( R: F) b9 r" C5 O; j- L
& O) F! o2 M7 \( N4 L5 i+ D2 K
广泛性
. r4 U/ X1 f4 ?3 x1 h8 ^& x7 [' K# ~8 b Q; I, O8 C* y; @
间接性
9 |. ?# _$ m* O, Q
) ]- u. x- X- _# \! O" Y （3）、协调关系的原则 - c- u) X. n( G3 s! W% x; T8 ?
) P4 ^0 y. Q6 u3 p( p8 c* y' J0 f
政策指导
% m: _; ^$ _5 E) a4 ?# E) E; q7 d: T/ W1 a$ d2 {( K% |6 I/ P
客观公正
/ s6 j c1 E& F: `( l1 _! Z/ h0 c- K" H* V( j
平等协商
9 K( ~3 S3 x4 L* z; [ ` U) k9 k; L
注重整体 9 K! e% ~% }2 G2 H
( M$ U: @: U0 ~+ P$ O1 h P
灵活适度
/ ?: M5 z0 k/ ~
2 b& v: [9 T7 p/ V- ~, e （4）、协调关系的过程
7 m/ s- M* O4 n0 c5 s8 x- V: G' `( t6 {( v- n
摸清情况
' [' U4 H# `3 P: l
/ Y4 x8 o$ l$ a7 N 找出症结
& |# B5 {/ R5 g- m# t! `& R2 l& b% }9 x9 l5 V5 T% p
恰当协调
$ z4 h6 U( W- Q/ l- U" a* g8 X3 ~2 L, ^& w" V2 d6 \$ w) R* {7 `
督促落实
: e5 h; K+ M1 z! p* l5 @, {5 ?" L; Q" C0 N4 ?
检查反馈
* l6 @% d: @( D" }6 }
: d% R4 w' h8 l( C 3、处理信息 7 B$ m! @" ]& |' e9 k+ S4 ^
0 o: X8 Q; n/ O （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 9 H/ e+ C' {" M# \. r9 P! O
9 N T1 @& Y& F; z （2）、处理信息的原则 3 A" l' K w; i
X" A' T. H5 G2 n7 c. S 及时性原则
) R5 k9 B" q- h! e4 J( H! z! a2 v, D& S8 }* X d; h7 s) } K
保真性原则 & m- G5 N o$ {5 Q6 O0 q6 k
, L% s8 d: j/ _# H 适用性原则 7 o- C8 o# }4 A. _
0 A8 G- O# ?4 |/ J 预测性原则 0 n a4 L% w+ W% `8 i6 ]% A, r
: u2 B8 c9 E9 ^% J& ^ （3）、处理信息的内容 - t5 t# a6 t' @' g3 s% _- A
, n! R6 O0 s! B4 L( {
历史信息 9 F. x( d! _/ M' _8 u
- @2 w, {" g! n. M) k0 ^/ X" n$ R 上级信息 $ H( x z% l9 t, B- t
2 }8 \* X, T2 V5 I2 V) M4 Z 内部信息
2 t8 | X2 n+ y: s$ C: b; D# l, e& [6 q& |' ~# Z
公众信息 ; b! R, L6 L( |; u1 x# f! }
" Y8 k- s4 p0 }5 ^
社会信息
% x$ @2 [, |9 C4 ^: T- v! w
, }) T" ?, { d- |1 a* _ （4）、处理信息的过程 4 ?) T; Q. m' c. ~
: X; s3 y X1 U- y' V M* \3 K+ J, k
信息的收集
/ F2 I% L+ F9 V( p1 ^
) W% I- ]0 S6 R, U 信息的加工 . r9 O1 F) t. w) K' f5 \2 B
; Y- i3 Z% N& P: n! S
信息的传递 / D/ o# T) F- P v
7 o; z( ~6 Z; r) V2 r 信息的反馈
7 Q6 Z5 p) }1 A" e ? ~; V/ o6 ^. n" q
信息的储存 2 P4 R1 R% }4 d+ [+ J8 p
! P3 t, `8 _+ L k7 x
4、办理事务 : M0 b8 x5 y0 ?9 t6 B
5 u9 b8 N) I- M （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 ) C f& e7 I( k$ f O0 {% m" m) P
, A- C& }5 N) i- J: J# b6 E% G （2）、办理事务的特征 7 x) |+ A1 I* R+ R3 L" o4 ~
2 Q1 i4 e/ d. Y0 M
综合性 5 ?; _) Z# D/ P
. s5 b7 X6 ?& x' a% z1 g( W$ P
服务性 5 [1 {) {3 @" v: e' J& ?# O: l
7 [4 v" W: o2 `9 T% }
繁琐性
1 u$ D/ F+ s3 S/ Y3 X" N% n. o* ~2 V- }0 a: L& g4 v$ L2 b
突击性
! s* ]$ _& _" S1 [/ q9 P4 p
% i w3 m, h; a7 e# H1 |2 b （3）、办理事务的原则 4 B+ u0 Q" z' S, y7 m1 V
. m$ S+ F& J+ } 被动中求主动
+ Y" y) d! W5 Q! S) O C* G- w1 I% p7 U* x! X1 z
原则中求灵活
* h3 G+ C9 u9 q
; _& {% B% B. T# }2 b/ `4 g 繁杂中求规范 - C% _! M# C8 n7 c$ n) e
2 }# ^/ F% [& ^; i8 g
（4）、办理事务的程序
; A3 y$ Q( B. z) L9 H0 ]7 F$ K% ~9 _0 B% R I S
自然程序
]9 w4 o0 ?3 @3 V& O6 C7 L* C$ G1 P7 @6 ]
理论程序
7 I/ ?; P$ M2 U! v$ _1 I
1 p& c% Z8 I# z! j S: Q 指令程序 9 N6 {* k1 u3 k
0 O0 E3 e( x: f4 P8 d9 n
法定程序
, V% C; h Q* g9 |3 k U! T M- e! R" v
技术程序 % n V. e r M7 C5 `9 Q0 I
, L }2 ?/ b% V! ?) f- p4 ^, T# Q& t
习惯程序
. C+ M/ z; l2 ^1 F: z4 m7 A A/ g7 f% t7 J
二、秘书的职责
1 q# V" x# P+ P4 M' }6 U 大致也有以下11个方面： - C: u$ Y$ g0 n; z1 @ Q6 ~
/ F8 \ _7 M- E+ C! d
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 8 N1 s& v* ^; b# t
+ Z5 @ b. U9 Z. L: ]
接待事务（来访接待、安排服务等） 8 d9 s- X( u8 Q9 `' T
% T+ t- F0 @; @
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
+ A7 @! N: j8 j
0 P; Z# K" ~1 m1 a6 v( B; v% l5 d 行政事务 ) D, Z2 Y3 C0 ?% Y+ x1 L* g0 @3 r2 X
" w5 G5 P5 p, h9 B5 ?8 g( U: u 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） " P8 z0 ~# x h- W
& W) o3 S* K' p: t) ]* ]) c 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） ! u3 `+ s8 \- m/ T
4 H( q( s4 T+ Y8 H 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
& {: J. q% B2 Y8 d# H: }
& E* `- q/ w- g/ r* q+ U6 q 写作事务（各种文体的写作） ; Y5 D4 A9 e, g! B* e: B
1 ?; }: _, {- \3 H- v3 \* m 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 0 [$ d3 I% H1 `; u x
: p) ^* w, a- K/ n 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
+ Z# [2 D4 R+ A9 }7 D4 U. \/ d3 s% _/ ]8 v( i" O x# c
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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千斤顶
显身卡
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