新任秘书注意事项
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1 y! W& `1 x- U1 S& x0 h一、 考勤 1 G y+ T' r4 a2 `# P
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每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。 7 a" Y# E t k, }5 D9 U. e9 d
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二、 第一件事 H. n; @9 q9 s# t9 p4 X/ P
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烧水泡茶洗杯子。
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三、 打扫卫生
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/ m( Q1 U+ w! M" |7 M+ L每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。 . H2 E, A, \4 B1 z
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四、 用餐接待 1 B5 ]7 w. l" O) Y
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1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。
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: I$ r+ T5 D) z4 r2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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; j+ [$ L1 d e; j" Y五、随领导外出 $ Y8 g0 j3 z$ |: H* ^8 `5 L
6 |( M: Z B& U联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。
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六、办公室待人接物 3 y8 [- }3 p; a: S
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1.笑脸相迎每一位领导。
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4 G# p% J% G" y+ k0 y* q5 u2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。 $ v" V, z+ ]& w% }( ~+ n) C
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3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。
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4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 " |4 F* D4 m8 Y
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5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。
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七、晚上整理工作日记
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1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。
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x5 r& ]) M7 d+ [# V2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。
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3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。 ! V' I5 Z4 e p% Q7 E
' m: {, o/ T+ w. h4 p9 I' Q4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。 6 o) I/ [9 j, h0 Z6 I. S
8 {5 N. \6 I4 a p! t. R5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。 * ?5 J1 Y9 W E$ K6 O
; w5 E$ w7 a. E/ V5 H2 K- s q八、办会要点。 . Q2 d7 _& v2 W0 m! M0 O) G$ s
: p+ Z [8 {3 ?% K( q(一)县长办公室 ) b# Y" G8 R' _5 s
- E. N' t0 b% \5 P6 `# M6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。
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(二)县内政府常务会议室
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0 o0 W. p" B- n1 S2 V会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。 . y- X9 @1 i! W+ W" J; x
; x+ {4 ^) P5 c7 w1 N6 M1.通知机关事务管理局开会事宜。 , I' _$ g% O1 l6 z. l8 b
4 u( o+ ]) W6 a2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。 , i* @$ j: Q6 Q' d" e
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3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。
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1 w7 t# E5 m. i, U. E4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。 : m% T9 }/ n* W% ]
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5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。 5 e) b# c/ N3 S# } v
- U! N1 R- i7 c M" |" c/ C7 F. b, R6.等参会人员到齐后通知领导开会。 ; U6 b/ M7 H* z& v4 L* b( A
" d' ^" g, f+ h, u. B+ C/ d会中:观察领导 / U& n; o! a) D% K1 A
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1.通知政府办材料组参会。 ; I% z& ~% ~+ _7 o+ z+ x
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2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。 , T, Z& |1 n1 O+ y
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3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。
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会后:拿开汇报
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